Effective date: 21 October 2026 | Tarikh kuat kuasa: 21 Oktober 2026
Bondakosmo Sdn Bhd (1700233-U), operating AI First Malaysia (“we”, “us”), collects and processes personal data provided through our Institutional Seminar Request, Institution/Organisation Nomination and Challenge 2027 Interest forms.
We generally collect data directly from the forms you submit on the AI First Malaysia website. Depending on the form, information may include your name, email address, phone number, state, institution/organisation name and category, role or relationship, participant estimates, preferred timing, optional comments, application type, reference ID, submission timestamp, privacy notice acknowledgement and optional marketing preference. Fields marked required are needed to receive, identify and handle your enquiry or request; if they are not supplied, we may be unable to process your submission. Optional fields and marketing consent are not mandatory. Please do not provide sensitive personal information in free-text fields.
We use information to assess and respond to enquiries, follow up nominations, approach relevant institutions where appropriate, administer interest in Challenge 2027 and send submission acknowledgements. Submission does not confirm a seminar booking, Challenge registration or endorsement by a nominated organisation.
If you separately tick the optional marketing checkbox, we may email you AI First Malaysia news, programme announcements, seminar information and related updates. The option is not mandatory and is unchecked by default. You may withdraw your marketing preference at any time by emailing admin@aifirstmalaysia.com with the subject “Unsubscribe AI First Malaysia”. Communications necessary to address an enquiry you initiated are separate from optional marketing.
We process form information using website hosting and email service providers, Google Apps Script and an access-controlled Google Sheets database. Categories of potential recipients for the described purposes include authorised Bondakosmo personnel, hosting/email providers and technology service providers supporting processing and storage. For institution nominations, we may contact the named organisation where appropriate, but a nomination is not treated as its official endorsement or approval. Data may be processed or stored outside Malaysia depending on providers’ infrastructure, subject to applicable data protection requirements. We do not sell contact details collected through the forms.
Under Bondakosmo’s internal retention schedule, seminar and nomination records are retained for up to 24 months after the last relevant interaction. Challenge 2027 interest records are retained for up to 12 months after the Challenge ends or the last relevant follow-up, whichever is later. Marketing information is retained only while consent remains valid and the data is needed; consent can be withdrawn at any time. Records are scheduled for review every six months, and data no longer needed will be deleted or anonymised, subject to ongoing matters and applicable legal retention obligations. Sending general marketing emails does not by itself count as a new interaction extending retention.
We take reasonable measures to restrict access and protect information, although no system of transmission or storage can be guaranteed risk-free.
For minors, a parent, legal guardian or authorised institutional representative should submit the enquiry. Please do not provide sensitive personal information about children through our forms.
You may make enquiries or complaints about our processing of personal data, request access or correction, withdraw marketing consent or request deletion, subject to applicable law and legitimate retention obligations. Contact admin@aifirstmalaysia.com and include your reference ID if available. We may carry out reasonable identity verification before acting. Do not send passwords or sensitive identity documents by email.
Bondakosmo Sdn Bhd (1700233-U), yang mengendalikan AI First Malaysia (“kami”), mengumpul dan memproses data peribadi yang diberikan melalui borang Permohonan Seminar Institusi, Pencalonan Institusi/Organisasi dan Pendaftaran Minat Challenge 2027.
Data lazimnya diperoleh terus daripada borang yang anda hantar di website AI First Malaysia. Bergantung pada borang, maklumat mungkin merangkumi nama, alamat e-mel, nombor telefon, negeri, nama dan kategori institusi/organisasi, jawatan atau hubungan dengan organisasi, anggaran peserta, tempoh pilihan, komen sukarela, jenis permohonan, nombor rujukan, masa penghantaran, rekod pengakuan notis privasi dan pilihan persetujuan pemasaran. Medan yang ditandakan wajib diperlukan untuk membolehkan kami menerima, mengenal pasti dan memproses pertanyaan atau permohonan; tanpa maklumat tersebut, permohonan mungkin tidak dapat diproses. Medan pilihan dan persetujuan pemasaran tidak wajib. Jangan masukkan maklumat peribadi sensitif dalam ruangan terbuka.
Kami menggunakan maklumat untuk menilai dan membalas pertanyaan atau permohonan, membuat susulan terhadap pencalonan, menghubungi pihak institusi yang berkaitan apabila wajar, mengurus minat terhadap Challenge 2027 serta menghantar pengesahan penerimaan permohonan. Penghantaran borang tidak mengesahkan tempahan seminar, pendaftaran Challenge atau sokongan rasmi daripada organisasi yang dicalonkan.
Jika anda secara berasingan menandakan kotak pilihan pemasaran, kami boleh menghantar berita, pengumuman program, maklumat seminar serta kemas kini AI First Malaysia melalui e-mel. Pilihan ini tidak diwajibkan untuk menghantar borang dan tidak ditandakan secara automatik. Anda boleh menarik balik persetujuan dengan menghantar e-mel ke admin@aifirstmalaysia.com dengan subjek “Unsubscribe AI First Malaysia”. Komunikasi berkaitan permohonan yang anda sendiri hantar adalah berasingan daripada pemasaran pilihan.
Maklumat borang diproses melalui penyedia hosting website dan perkhidmatan e-mel, Google Apps Script serta pangkalan data Google Sheets. Kategori penerima yang mungkin menerima data bagi tujuan yang diterangkan termasuk petugas Bondakosmo yang diberi kuasa, penyedia hosting/e-mel dan penyedia perkhidmatan teknologi yang membantu memproses serta menyimpan maklumat. Bagi pencalonan institusi, kami mungkin menghubungi organisasi yang dinamakan apabila wajar, tetapi tidak akan menganggap pencalonan itu sebagai sokongan atau pengesahan rasmi mereka. Maklumat mungkin diproses atau disimpan di luar Malaysia bergantung pada infrastruktur penyedia, tertakluk kepada keperluan perlindungan data yang terpakai. Kami tidak menjual maklumat hubungan daripada borang.
Dasar retention dalaman Bondakosmo menetapkan rekod seminar dan pencalonan disimpan sehingga 24 bulan selepas interaksi berkaitan terakhir. Rekod minat Challenge 2027 disimpan sehingga 12 bulan selepas Challenge tamat atau interaksi susulan berkaitan terakhir, yang mana lebih lewat. Maklumat untuk pemasaran disimpan hanya selagi persetujuan masih sah dan data diperlukan; persetujuan boleh ditarik balik pada bila-bila masa. Semakan rekod dijadualkan setiap enam bulan, dan data yang tidak lagi diperlukan akan dipadam atau dianonimkan, tertakluk kepada urusan aktif dan kewajipan undang-undang yang terpakai. Penghantaran email pemasaran umum tidak dengan sendirinya dianggap interaksi baharu yang memanjangkan tempoh retention.
Kami mengambil langkah munasabah untuk mengehadkan akses dan melindungi rekod, namun tiada sistem penghantaran atau penyimpanan yang boleh dijamin bebas risiko sepenuhnya.
Bagi individu bawah umur, ibu bapa, penjaga sah atau wakil institusi yang diberi kuasa hendaklah mengemukakan pertanyaan. Jangan berikan maklumat peribadi sensitif mengenai kanak-kanak melalui borang.
Anda boleh mengemukakan pertanyaan atau aduan mengenai pemprosesan data peribadi, meminta akses atau pembetulan data, menarik balik persetujuan pemasaran dan memohon pemadaman tertakluk kepada undang-undang serta kewajipan penyimpanan yang sah. Hubungi admin@aifirstmalaysia.com dan sertakan nombor rujukan jika ada. Kami mungkin membuat pengesahan identiti yang munasabah sebelum mengambil tindakan. Jangan hantarkan kata laluan atau dokumen pengenalan sensitif melalui e-mel.